Turtle Prozessdiagramm und ideale Prozessbeschreibung

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte
Anekdote:
Ein Berater befragte einen meiner Mitarbeiter zu unseren Tätigkeiten, erfasste die Antworten und stellte mir anschließend eine
Liste mit 23 Aktivitäten in
ungeordneter Reihenfolge vor – ohne Rollen, Verantwortlichkeiten oder weitere Details wie Eingaben, Ergebnisse oder Schnittstellen – und bezeichnete das als Prozessbeschreibung meines Verantwortungsbereichs.
Kernaussage:
Ein Prozess besteht aus deutlich mehr Elementen als nur einer bloßen Aktivitätsliste.
Fazit:
Für eine vollständige Prozessdarstellung sollten
Rollen, Verantwortlichkeiten, Eingaben, Ergebnisse, Schnittstellen, Messgrößen und Ressourcen berücksichtigt werden – genau wie sie im
Turtle-Diagramm visualisiert werden.
Beschreiben Sie Was, Wer, Wann, Wie, Womit und Wozu!
Mögliche Inhalte einer Prozessbeschreibung / Verfahrensanweisung
- Titel / Name des Prozesses
- Zweck des Prozesses (in Prosa)
- Ziele und Kennzahlen / Metriken
- Critical to Quality Anforderungen / Ziele, KPI, Informationssicherheitsziele ...
- Geltungsbereich
- Abteilungen, Standorte, Systeme, Produkte oder Services
- Ausnahmen, Einschränkungen
- Rollen und Verantwortlichkeiten
- Prozessverantwortlicher, Mitwirkende
- RACI-Matrix, Qualifikationen und notwendige Trainings
- Inputs / Eingaben
- Auch Schnittstellen zu anderen Prozessen
- Outputs / Ergebnisse
- Dokumentation, Reports, Produkte
- Schnittstellen zu anderen Prozessen
- Vorgelagerte und nachgelagerte Prozesse
- z.B.: Asset Management, Change Management, Qualitätssicherung, Informationssicherheit, Risikomanagement, Umweltmanagement, Arbeitssicherheit ...
- Risiken und mitigierende Maßnahmen
- Chancen und Maßnahmen
- Prinzipien / Guidelines / Richtlinien
- Tätigkeiten / Aktivitäten
- Reihenfolge, zeitlicher Ablauf, Workflow
- Methodik / Methoden
- Nötige Tools, Equipment, Hilfsmittel, Schulungsunterlagen, Anlagen
- Referenzen / Dokumente
- Vorgelagerte Dokumente, mitgeltende Dokumente, Anhänge
- Definitionen / Abkürzungen / Begriffe
- Versionierung / Historie
- Optimierung und Kontrolle der Wirksamkeit
- KPIs, Trendanalyse, Auswertungen
- Vorlagen, Templates, Formulare, Toolauswahl
- Normen- und Rechtsbezug
- Referenzen zu Normen, Gesetzen und Regularien
- Nachweisführung
- Welche Nachweise müssen dokumentiert werden (Außenwirkung, Innenwirkung, Nachweis "Sorgfaltspflicht")
Update 2026 - etwas detaillierter:
Mögliche Inhalte einer Prozessbeschreibung / Verfahrensanweisung
Eine Prozessbeschreibung bzw. Verfahrensanweisung sollte nicht nur beschreiben, was getan wird, sondern auch warum, durch wen, mit welchen Eingaben und Ergebnissen, unter welchen Rahmenbedingungen und wie die Wirksamkeit des Prozesses überprüft wird.
Je nach Organisation, Prozess und Zweck können insbesondere folgende Inhalte sinnvoll sein:
1. Prozessbezeichnung und Zweck
- Titel / Name des Prozesses
- Zweck und Aufgaben des Prozesses
- Welches Problem bzw. welches Bedürfnis soll der Prozess erfüllen?
- Beitrag des Prozesses zu den Unternehmenszielen
2. Ziele und Kennzahlen
- Prozessziele
- Critical-to-Quality-Anforderungen (CTQ)
- Qualitätsziele
- KPIs / Leistungskennzahlen
- Informationssicherheitsziele, soweit relevant
- Weitere relevante Messgrößen
3. Geltungsbereich
- Betroffene Abteilungen und Organisationseinheiten
- Standorte
- Produkte und Services
- Systeme und Anwendungen
- Beginn und Ende des Prozesses
- Ausnahmen und Einschränkungen
4. Rollen und Verantwortlichkeiten
- Prozessverantwortlicher / Process Owner
- Beteiligte Rollen und Funktionen
- Verantwortlichkeiten und Befugnisse
- RACI-Matrix, sofern sinnvoll
- Erforderliche Qualifikationen
- Notwendige Schulungen und Unterweisungen
5. Prozessinput und Eingangsvoraussetzungen
- Benötigte Eingaben
- Informationen und Daten
- Dokumente und Freigaben
- Vorgelagerte Prozesse
- Eingangskriterien und Voraussetzungen
6. Prozessoutput und Ergebnisse
- Ergebnisse bzw. Liefergegenstände des Prozesses
- Produkte und Services
- Dokumente und Aufzeichnungen
- Reports und Auswertungen
- Übergaben an nachgelagerte Prozesse
7. Prozessschnittstellen
- Vorgelagerte und nachgelagerte Prozesse
- Interne und externe Schnittstellen
- Abhängigkeiten zu anderen Prozessen
Beispiele:
- Asset Management
- Change Management
- Incident / Problem Management
- Qualitätssicherung
- Informationssicherheitsmanagement
- Risikomanagement
- Lieferantenmanagement
8. Risiken, Chancen und Rahmenbedingungen
- Prozessrisiken
- Informationssicherheitsrisiken
- Qualitätsrisiken
- Compliance- und rechtliche Risiken
- Maßnahmen zur Risikobehandlung
- Chancen und Verbesserungspotenziale
- Kritische Abhängigkeiten und Randbedingungen
9. Prinzipien, Vorgaben und Regeln
- Grundsätze des Prozesses
- Unternehmensrichtlinien
- interne Vorgaben
- relevante Standards und Guidelines
- Freigabe- und Eskalationsregeln
10. Prozessablauf und Aktivitäten
- Beschreibung der einzelnen Tätigkeiten
- Reihenfolge der Aktivitäten
- Workflow bzw. Prozessablauf
- Entscheidungspunkte
- Freigaben
- Übergaben
- Eskalationen
- ggf. grafische Darstellung als Prozessmodell / Flowchart
11. Methoden und Arbeitsmittel
- Angewandte Methoden und Verfahren
- IT-Systeme und Tools
- Equipment und Hilfsmittel
- Checklisten
- Schulungsunterlagen
- erforderliche Vorlagen und Arbeitsanweisungen
12. Dokumentierte Informationen und Nachweise
- Welche Dokumente entstehen?
- Welche Aufzeichnungen / Records sind erforderlich?
- Welche Nachweise müssen geführt werden?
- Verantwortlichkeit für Erstellung und Pflege
- Aufbewahrungsfristen
- Ablage und Zugriff
- Schutz vor unbefugter Änderung oder Löschung
13. Vorlagen und Templates
- Formulare
- Checklisten
- Reports
- Protokolle
- Freigabeformulare
- Tool-Templates
- sonstige unterstützende Arbeitsmittel
14. Normen-, Rechts- und Compliance-Bezug
- Relevante Normen
- Gesetze und Verordnungen
- regulatorische Anforderungen
- Kundenanforderungen
- vertragliche Anforderungen
Dabei sollte möglichst konkret angegeben werden, welche Anforderung durch welchen Prozess umgesetzt wird.
15. Definitionen und Abkürzungen
- Fachbegriffe
- Abkürzungen
- organisationsspezifische Begriffe
- eindeutige Definitionen kritischer Begriffe
16. Überwachung und Wirksamkeitsbewertung
- Prozess-KPIs
- Überwachungs- und Messverfahren
- Trendanalysen
- interne Audits
- Management Reviews, soweit relevant
- Bewertung der Zielerreichung
- Wirksamkeit von Maßnahmen
- Fehler, Abweichungen und Reklamationen
17. Prozessverbesserung
- identifizierte Verbesserungspotenziale
- Korrekturmaßnahmen
- Verbesserungsmaßnahmen
- Lessons Learned
- kontinuierliche Verbesserung
- Änderungen des Prozesses aufgrund von Erfahrungen, Risiken oder neuen Anforderungen
18. Dokumentenlenkung und Versionierung
- Dokumenten-ID
- Version / Revisionsstand
- Ersteller
- Prüfer
- Genehmiger
- Gültigkeitsdatum
- Änderungshistorie
- Regelung zur Verteilung und Verfügbarkeit
Eine Prozessbeschreibung ist nicht eine Arbeitsanweisung und muss nicht alle Arbeitstätigkeiten im Detail erklären.
Es ist sinnvoll eine Dokumentenhierarchie für das Unternehmen zu definieren, z.B.
Managementsystem / Prozesslandschaft
↓
Prozessbeschreibung
– Was wird gemacht und wie ist der Prozess organisiert?
↓
Verfahrensanweisung
– Welche Regeln und Vorgehensweisen gelten?
↓
Arbeitsanweisung
– Wie wird eine konkrete Tätigkeit durchgeführt?
↓
Checkliste / Formular / Template – Womit wird die Tätigkeit praktisch unterstützt bzw. nachgewiesen? Wie und wo wird dokumentiert?
Das verhindert, dass eine Prozessbeschreibung zu einem 50-seitigen Dokument wird, das niemand mehr liest.
Die W-Fragen aus dem Turtle Diagramm sollten auf jeden Fall in einer Prozessbeschreibung beantwortet werden, falls Sie noch mehr W-Fragen für wichtig erachten, erklären Sie diese ebenso, z.B.
Woran erkennen wir Erfolg? KPIs, Qualität, Wirksamkeitskontrolle
Was kann schiefgehen? Risiken, Kontrollen, Eskalationen
etc.
Ihr Konstantin Ziouras





